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长沙、张家界会议接待调度手册
来源:本站原创 作者:本站 时间:08-04-16 22:02:34

会议接待涵盖的要素比较多 , 这里就主要方面加以概括如下 :

一、按照会议主办方的要求,根据会议类型提供相应的会议服务。

二、确定会议召开地点、时间、规模及抵离方式。

三、根据主办方的要求确定酒店级别,可选择同级别的酒店 3-4 家供其参考。

四、在选择酒店时,主要考虑如下因素:

(1) 酒店位置、环境、交通状况。

(2) 客房是否满足会议用房的数量和标准。

(3) 会议室的大小、功能是否满足召开会议的要求。

(4) 综合评判用房、会议室、用餐、茶歇等价格是否可以控制在预算之内。

(5) 会议若在异地召开,则需确定地接社,委托当地合作单位接待、安排会议召开、

会议旅游等事宜,可委托当地合作单位预定酒店 , 也可以直接异地订房。

五、会议服务:

(1) 票务:主要落实会议召开人员回程的票务,做到先统计、预先落实。

(2) 会议用房:根据会议主办方要求,确定多少间标房、单间、套房、行政楼层等。与酒店协商好预定用房数可进行一定浮动。

(3) 布置好会议室:根据会议方要求悬挂条幅、摆放会议桌、名牌、指示牌、形象板、幕布、投影、音响设备。

(4) 接站工作:会议接站不同于团队,主要表现在:分时、分点、人员复杂等,因此要进行编排,做好充分准备。

(5) 酒店前台接待:酒店接待人员要不断同接站人员沟通,在客人抵达酒店前将房卡准备好;与会人员签到注册时,工作人员要给与会者提供真诚而细致的服务;工作人员要对整个活动做充分了解,做到有问必答。

(6) 安排好酒店内和酒店外的用餐规格:包括用餐标准、用餐环境等。

(7) 根据会议主办方的要求,准备好返程票的订票事宜,做到没有差错。

(8) 根据会议人员的变动情况,做好返程票的订票事宜,做到没有差错。

六、会议旅游:会议旅游与一般团队旅游相似,只是要求导游提高服务层次,导游词也

要根据会议人员的构成作一些相应的调整;一般不进店、不购物等。

七、召开会议环节较多,每个环节都要认真执行会议预算,不要超出主办方的要求。

八、做好送站准备,安全圆满的完成会务工作。

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